Аутсорсинг офисной печати

   Аутсорсинг офисной печати

Или  управляемые услуги печати (английский термин Managed Print Service (MPS))— это комплекс мер по согласованному управлению печатной инфраструктурой заказчика, осуществляемый внешним узкоспециализированным провайдером. Провайдер аутсорсинга печати управляет печатными процессами Заказчика как сервисом, c четко прописанными параметрами услуги и стоимостью.  

 Аутсорсинг печати и покопийное обслуживание. В чем разница?

Схожесть аутсорсинга печати и покопийного обслуживания в том,  что оба оказываются на базе оплаты за сделанные  отпечатки/копии,  где в стоимость копии включены все затраты Провайдера. Подобная форма ценообразования услуги,  удобна своей прозрачностью и практична легкостью прогноза по затратам.  На этом схожесть заканчивается.  В покопийном сервисе, заказчик просто оплачивает услугу по счетчику копий и не ожидает  сокращения расходов или каких-то иных результатов от взаимодействия с Провайдером.  В управляемых услугах печати, снижение затрат, как и многие другие позитивные улучшения в работе печатного парка, является одними из ключевых показателей эффективности Поставщика. Поэтому это более сложный процесс, требующий от Провайдера наличия компетенций в разных отраслях. Внедрение аутсорсинга печати процесс циклический и состоит из нескольких этапов: Аудит текущего парка -> План оптимизации парка и затрат -> Пилотный проект на части инфраструктуры клиента -> Масштабирование в промышленную эксплуатацию и управление обновленной  инфраструктурой -> Оценка достигнутых результатов. 

 Аудит печатной инфраструктуры 

Наша практика  показывает, что не существует заказчиков с одинаковыми печатными процессами. Поэтому опытный провайдер начинает свою работу с аудита состояния дел в области печати в организации заказчика «как есть в данный момент».  Для этого:

• Устанавливается программное обеспечение. Собирается статистика отпечатков, копий и cканов. Оценивается объем, цветность, средний процент заливки тонера в типовых шаблонах документов; 

• Производится расчет средней стоимости страницы при текущих затратах

• Проводится инвентаризация техники (модели, возраст, пробег, cостояние, загрузка, схема расстановки). Оценивается эффективность расстановки имеющегося парка, выделяются «узкие» места, где техника работает с перегрузкой или недозагрузкой;

               План оптимизации печатного парка и затрат

  На основании данных аудита  подготавливается план оптимизации, учитывающий задачи и потребности  клиента.  Предложение Провайдера должно содержать  аппаратные, программные и инфраструктурные рекомендации, которые  будут направлены на сокращение затрат и  улучшение таких параметров, как: непрерывность печатных бизнес -процессов , информационная безопасность . В плане должны быть указаны конкретные результаты, которых должен достичь Провайдер. 

 Пилотный проект на части инфраструктуры клиента

  Для оценки правильности предложенных решений  проводится  пилотный проект на одном или нескольких подразделениях Заказчика. Оговаривается временной интервал и рамки пилотного проекта.  В пилоте решаются, возникающие по ходу вопросы и «подводные камни».

  Масштабирование в промышленную эксплуатацию и управление обновленной  инфраструктурой

  По достижению, запланированных в пилотном проекте результатов и отработке «подводных камней» осуществляется тиражирование решений по оптимизации в промышленную эксплуатацию на все подразделения Клиента.  Оговаривается временной интервал  ( обычно не менее календарного года) за который Провайдер должен достичь, запланированных результатов. 

 Оценка достигнутых результатов.

По окончании оговоренного интервала времени Провайдер и Заказчик оценивают достигнутые результаты.  И процесс начинается с нового витка. Провайдер анализирует текущую ситуацию. 

Подробнее об Аутсорсинге печати